Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Pflicht gilt für Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten. Wenn Ihr Unternehmen 100 oder mehr Beschäftigte hat, sind Sie verpflichtet, Dienstreisen und Pendelverkehr zu melden. Stichtag für die Ermittlung der Beschäftigtenzahl ist der 1. Januar des Meldejahres.
Ein Arbeitnehmer zählt, wenn er mit einem Vertrag für 20 oder mehr Stunden bezahlte Arbeit pro Monat beschäftigt ist. Zeitarbeiter, entsandte Mitarbeiter und Freiwillige sind ausgeschlossen, Saisonarbeiter, die am Referenzdatum mindestens 20 Stunden pro Monat beschäftigt sind, sind jedoch eingeschlossen. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Handelskammernummern verfügt, müssen Sie die Arbeitnehmer pro Handelskammernummer zählen und entsprechend melden.
Auch Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten können freiwillig teilnehmen.
Welche Daten müssen gemeldet werden?
Die Meldepflicht beginnt am 1. Juli 2024, freiwillig können Daten jedoch bereits ab dem 16. Mai 2023 eingereicht werden. Sie müssen jedes Jahr die Gesamtzahl der von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen zurückgelegten Kilometer melden. Diese Kilometer müssen nach Transportmittel und Kraftstoffart aufgeschlüsselt werden. Sie müssen auch angeben, ob es sich bei den Kilometern um Geschäftsreisen oder Pendelfahrten handelt. Die Daten können über ein Online-Formular auf der Website der niederländischen Unternehmensagentur eingereicht werden. Ab 2025 werden die Daten automatisch an den regionalen Umweltdienst weitergeleitet, der prüft, ob die Arbeitgeber die Daten korrekt und rechtzeitig eingereicht haben. Berichte müssen bis zum 1. Juli jeden Jahres für das Vorjahr eingereicht werden. Freiwillig eingereichte Daten werden nicht an den Umweltdienst gesendet, sondern für Forschungszwecke verwendet, sofern Sie auf dem Formular Ihre Zustimmung erteilen.
Wie vorzubereiten
Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen der Pflicht unterliegt, indem Sie die Zahl Ihrer Mitarbeiter ermitteln, die Sie zum Stichtag beschäftigen oder voraussichtlich beschäftigen werden. Überprüfen Sie Ihr aktuelles System zur Kilometererfassung, um zu sehen, ob Sie den Bericht mit den Ihnen vorliegenden Daten ausfüllen können. Möglicherweise müssen Sie Ihre Spesenabrechnungen oder -systeme anpassen, um Angaben zum Fahrzeugtyp und Kraftstoff aufzunehmen. Achten Sie bei Leasingfahrzeugen darauf, dass private Kilometer klar getrennt sind, da diese nicht zählen.
Die Rolle von GPS-Trackern
Die Verwendung eines GPS-Trackers zur Fahrtenregistrierung kann diesen Prozess erheblich vereinfachen. GPS-Tracker liefern detaillierte und genaue Informationen zu allen Fahrten, einschließlich Entfernung, Fahrzeugtyp und verbrauchtem Kraftstoff. Diese Daten sind für die Verwaltung der CO2-Emissionen bei Geschäftsreisen mit dem Auto von entscheidender Bedeutung und gewährleisten die Einhaltung der neuen Vorschriften.
Voraussichtliche Ausweitung auf andere EU-Länder
Wir gehen davon aus, dass diese Berichtspflicht bald auch für andere Länder der EU gelten wird. Da der Druck zu Nachhaltigkeit und Emissionsreduzierung in ganz Europa zunimmt, werden andere Mitgliedstaaten wahrscheinlich ähnliche Maßnahmen ergreifen. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, sich jetzt darauf vorzubereiten.
Nachdem Sie Ihre Daten wie angegeben über die Website übermittelt haben, erhalten Sie einen Bericht mit den übermittelten Daten und den damit verbundenen CO2-Emissionen. Sie erhalten außerdem allgemeine Tipps und Ratschläge, wie Sie die Nachhaltigkeit verbessern können und wer Sie dabei unterstützen kann.
