Die Niederlande haben sich verpflichtet, die CO2-Emissionen zu reduzieren, darunter auch die durch Geschäftsreisen und Pendeln der Mitarbeiter. Um dies zu erreichen, muss das Ministerium für Infrastruktur und Wasserwirtschaft (IenW) die CO2-Emissionen durch Geschäftsreisen und Pendeln der Mitarbeiter messen. Ab dem 1. Juli 2024 sind Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet, Daten zur arbeitsbezogenen persönlichen Mobilität (WPM) zu melden. Diese Anforderung ist Teil des „CO2-Reduktionserlasses für arbeitsbezogene persönliche Mobilität“, einer Maßnahme aus dem Klimaabkommen.
Warum diese Regelung?
Ziel ist es, Daten zu sammeln, um die CO2-Emissionen aus arbeitsbezogener Mobilität zu verstehen. Diese Regelung ermutigt Arbeitgeber, nachhaltigere Reisepraktiken einzuführen. Durch die Messung und Berichterstattung dieser Emissionen will die Regierung sicherstellen, dass das im Koalitionsvertrag von 2023 festgelegte Ziel einer Emissionsreduzierung um 1,5 Megatonnen bis 2030 erreicht wird.
Wer muss sich daran halten?
Diese Pflicht gilt für Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten. Erfüllt Ihr Unternehmen dieses Kriterium, müssen Sie die Emissionen aus Geschäftsreisen und Pendelverkehr Ihrer Beschäftigten melden. Stichtag für die Ermittlung der Beschäftigtenzahl ist der 1. Januar des Meldejahres.
Ein Arbeitnehmer wird gezählt, wenn er einen Vertrag über 20 oder mehr Stunden bezahlte Arbeit pro Monat hat. Zeitarbeiter, abgeordnete Mitarbeiter und Freiwillige werden nicht gezählt, Saisonarbeiter, die mindestens 20 Stunden pro Monat beschäftigt sind, werden jedoch mitgezählt. Wenn Ihr Unternehmen unter mehreren Handelskammernummern (KvK-Nummern) tätig ist, muss die Anzahl der Arbeitnehmer pro KvK-Nummer gezählt werden und die Meldung erfolgt pro KvK-Nummer.
Datenübermittlung
Die Meldepflicht beginnt am 1. Juli 2024, Unternehmen können jedoch ab dem 16. Mai 2023 freiwillig Daten übermitteln. Jedes Jahr müssen Sie die Gesamtkilometer angeben, die Ihre Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zurückgelegt haben, aufgeschlüsselt nach Fahrzeugtyp und Kraftstoff. Sie müssen auch angeben, ob die Kilometer für geschäftliche oder Pendelzwecke bestimmt sind. Die Daten können über das Online-Formular auf der Website der niederländischen Unternehmensagentur (RVO) übermittelt werden. Ab 2025 leitet die RVO die Daten automatisch an die regionale Umweltagentur weiter, die prüft, ob die Daten rechtzeitig und korrekt übermittelt wurden. Die Berichte müssen bis zum 1. Juli jeden Jahres für das Vorjahr eingereicht werden. Freiwillig übermittelte Daten werden nicht an die Umweltagentur gesendet, sondern für Forschungszwecke verwendet, wenn im Formular die Zustimmung erteilt wird.
Vorbereitung auf die Verordnung
Stellen Sie zunächst anhand der Mitarbeiterzahl fest, ob Ihr Unternehmen unter die Regelung fällt. Überprüfen Sie als Nächstes Ihre aktuelle Reisedatenverwaltung. Können Sie die Abrechnung mit den vorhandenen Daten vervollständigen? Eventuell sind Anpassungen erforderlich, wie z. B. eine Aktualisierung des Spesenabrechnungsformulars oder -systems, um Fahrzeugtyp und Kraftstoff anzugeben. Bei Leasingfahrzeugen ist eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Kilometern wichtig, da nur geschäftliche Kilometer zählen.
Der Einsatz von GPS-Trackern zur Fahrtenerfassung kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie die notwendigen Daten zur Berechnung der CO2-Emissionen bei Geschäftsreisen mit dem Auto automatisch erfassen.
Es wird erwartet, dass diese Verordnung auch von anderen EU-Ländern übernommen wird, was die Bedeutung genauer und effizienter Berichtsmechanismen unterstreicht.
Nach der Übermittlung der Daten über die RVO-Website erhalten Arbeitgeber einen Bericht mit detaillierten Angaben zu den übermittelten Daten und den damit verbundenen CO2-Emissionen. Dieser Bericht enthält auch allgemeine Tipps und Ratschläge zur Verbesserung der Nachhaltigkeit und Informationen darüber, wer dabei helfen kann.
