Welke bedrijven worden getroffen?
De verplichting geldt voor bedrijven met 100 of meer werknemers. Als uw bedrijf 100 of meer werknemers heeft, bent u verplicht aangifte te doen van dienstreizen en woon-werkverkeer. Peildatum voor het vaststellen van het aantal medewerkers is 1 januari van het verslagjaar.
Een werknemer telt mee als hij in dienst is met een contract voor 20 uur of meer betaald werk per maand. Uitzendkrachten, gedetacheerden en vrijwilligers zijn uitgesloten, maar wel seizoenarbeiders die op de peildatum minimaal 20 uur per maand in dienst zijn. Als uw bedrijf meerdere KvK-nummers heeft, moet u de medewerkers per KvK-nummer tellen en dienovereenkomstig rapporteren.
Ook bedrijven met minder dan 100 werknemers kunnen vrijwillig meedoen.
Welke gegevens moeten worden gerapporteerd?
De meldplicht gaat in op 1 juli 2024, maar gegevens kunnen vanaf 16 mei 2023 vrijwillig worden aangeleverd. Jaarlijks moet u het totaal aantal kilometers doorgeven dat medewerkers voor uw bedrijf hebben afgelegd. Deze kilometers moeten worden uitgesplitst naar vervoerswijze en soort brandstof. Ook moet u aangeven of de kilometers zakelijk of woon-werkverkeer zijn. De gegevens kunnen worden ingediend via een online formulier op de website van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Vanaf 2025 sturen zij de gegevens automatisch door naar de regionale milieudienst, die controleert of werkgevers de gegevens correct en op tijd hebben aangeleverd. Jaarlijks dient vóór 1 juli de rapportage over het voorgaande jaar te zijn ingediend. Vrijwillig aangeleverde gegevens worden niet naar de Milieudienst gestuurd, maar gebruikt voor onderzoek, mits u daarvoor toestemming geeft op het formulier.
Hoe voor te bereiden
Controleer eerst of uw bedrijf onder de verplichting valt door te beoordelen hoeveel werknemers u op de peildatum heeft of verwacht te hebben. Bekijk uw huidige systeem voor kilometerregistratie om te zien of u de rapportage kunt aanvullen met de gegevens die u heeft. Mogelijk moet u uw onkostenformulieren of -systemen aanpassen om details over het type voertuig en de brandstof op te nemen. Zorg er bij leaseauto’s voor dat de privékilometers duidelijk gescheiden zijn, deze tellen namelijk niet mee.
De rol van GPS-trackers
Het gebruik van een GPS-tracker voor rittenregistratie kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen. GPS-trackers bieden gedetailleerde en nauwkeurige informatie over alle ritten, inclusief afstand, type voertuig en gebruikte brandstof. Deze gegevens zijn van cruciaal belang voor de administratie van de CO2-uitstoot van dienstreizen met de auto, zodat wordt voldaan aan de nieuwe regelgeving.
Verwachte uitbreiding naar andere EU-landen
Wij verwachten dat deze meldplicht binnenkort ook voor andere landen in de EU zal gelden. Naarmate de drang naar duurzaamheid en emissiereducties in heel Europa sterker wordt, zullen soortgelijke maatregelen waarschijnlijk ook door andere lidstaten worden genomen, waardoor het voor bedrijven essentieel wordt om zich nu voor te bereiden.
Nadat u uw gegevens heeft aangeleverd via de website zoals aangegeven, ontvangt u een rapport met daarin de aangeleverde gegevens en de bijbehorende CO2-uitstoot. Ook krijgt u algemene tips en adviezen over hoe u de duurzaamheid kunt verbeteren en wie u daarbij kan helpen.
