Nederland heeft zich gecommitteerd aan het terugdringen van de CO2-uitstoot, onder meer door zakenreizen en woon-werkverkeer van werknemers. Om dit te bereiken moet het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) de CO2-uitstoot van dienstreizen en woon-werkverkeer van medewerkers meten. Vanaf 1 juli 2024 zijn bedrijven met 100 of meer werknemers verplicht werkgerelateerde persoonlijke mobiliteitsgegevens (WPM) te rapporteren. Deze eis is onderdeel van het ‘Besluit CO2-reductie arbeidsgerelateerde persoonlijke mobiliteit’, een maatregel uit het Klimaatakkoord.
Waarom deze verordening?
Het doel is om gegevens te verzamelen om de CO2-uitstoot van werkgerelateerde mobiliteit te begrijpen. Deze verordening moedigt werkgevers aan om duurzamere reispraktijken toe te passen. Door deze emissies te meten en te rapporteren wil het kabinet ervoor zorgen dat de doelstelling van een reductie van de uitstoot met 1,5 megaton in 2030, zoals vastgelegd in het Regeerakkoord van 2023, wordt gehaald.
Wie moet hieraan voldoen?
Deze eis geldt voor bedrijven met 100 of meer werknemers. Als uw bedrijf aan dit criterium voldoet, moet u de zakelijke reis- en woon-werkemissies van uw medewerkers rapporteren. De afsluitdatum voor het vaststellen van het aantal medewerkers is 1 januari van het verslagjaar.
Een werknemer wordt meegeteld als hij een contract heeft voor 20 uur of meer betaald werk per maand. Uitzendkrachten, gedetacheerd personeel en vrijwilligers worden niet meegeteld, maar wel seizoenarbeiders met een dienstverband van minimaal 20 uur per maand. Indien uw bedrijf onder meerdere KvK-nummers opereert, moet het aantal medewerkers per KvK-nummer worden geteld en wordt er gerapporteerd per KvK-nummer.
Gegevensinzending
De meldplicht gaat in op 1 juli 2024, maar bedrijven kunnen vanaf 16 mei 2023 vrijwillig gegevens aanleveren. Jaarlijks moet u voor uw bedrijf het totaal aantal kilometers doorgeven dat werknemers voor uw bedrijf hebben afgelegd, uitgesplitst naar type voertuig en brandstof. Ook moet u aangeven of de kilometers zakelijk of woon-werkverkeer zijn. De gegevens kunnen worden ingediend via het online formulier op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Vanaf 2025 stuurt de RVO de gegevens automatisch door naar de regionale milieudienst, die controleert of de gegevens tijdig en juist zijn aangeleverd. Jaarlijks dient vóór 1 juli de rapportage over het voorgaande jaar te zijn ingediend. Vrijwillig ingediende gegevens worden niet naar de milieudienst gestuurd, maar worden gebruikt voor onderzoek als er toestemming wordt gegeven in het formulier.
Voorbereiding op de verordening
Bepaal eerst of uw bedrijf onder de eis valt door het aantal werknemers te controleren. Bekijk vervolgens uw huidige reisgegevensadministratie. Kunt u het rapport aanvullen met de gegevens waarover u beschikt? Er kunnen aanpassingen nodig zijn, zoals het bijwerken van het onkostendeclaratieformulier of -systeem om het type voertuig en de brandstof op te nemen. Bij leaseauto's is het belangrijk om privé- en zakelijke kilometers duidelijk te scheiden, omdat alleen zakelijke kilometers tellen.
Het gebruik van GPS-trackers voor rittenregistratie kan dit proces sterk vereenvoudigen door automatisch de benodigde gegevens te verzamelen voor CO2-uitstootberekeningen voor dienstreizen met de auto.
Deze verordening zal naar verwachting ook door andere EU-landen worden aangenomen, waardoor het belang van nauwkeurige en efficiënte rapportagemechanismen wordt versterkt.
Na het aanleveren van de gegevens via de website van de RVO ontvangen werkgevers een rapportage met daarin de aangeleverde gegevens en de bijbehorende CO2-uitstoot. In dit rapport vindt u ook algemene tips en adviezen over het verbeteren van de duurzaamheid en wie daarbij kan helpen.
