Quelles entreprises sont concernées ?
L'obligation s'applique aux entreprises de 100 employés ou plus. Si votre entreprise compte 100 employés ou plus, vous devez déclarer les déplacements professionnels et le trajet domicile-travail. La date de référence pour déterminer le nombre d'employés est le 1er janvier de l'année de déclaration.
Un employé compte s'il est employé avec un contrat de travail de 20 heures ou plus par mois. Les travailleurs temporaires, les employés détachés et les bénévoles sont exclus, mais les travailleurs saisonniers employés pendant au moins 20 heures par mois à la date de référence sont inclus. Si votre entreprise a plusieurs numéros de Chambre de Commerce, vous devez compter les employés par numéro de Chambre de Commerce et faire la déclaration en conséquence.
Les entreprises de moins de 100 employés peuvent également participer volontairement.
Quelles données doivent être déclarées ?
L'obligation de déclaration commence le 1er juillet 2024, mais les données peuvent être soumises volontairement à partir du 16 mai 2023. Chaque année, vous devez déclarer le nombre total de kilomètres parcourus par les employés pour votre entreprise. Ces kilomètres doivent être décomposés par mode de transport et type de carburant. Vous devez également indiquer si les kilomètres sont pour des déplacements professionnels ou pour le trajet domicile-travail. Les données peuvent être soumises via un formulaire en ligne sur le site web de l'Agence néerlandaise pour l'entreprise. À partir de 2025, elles transmettront automatiquement les données au service environnemental régional, qui vérifiera si les employeurs ont soumis les données correctement et en temps voulu. Les rapports doivent être soumis avant le 1er juillet de chaque année pour l'année précédente. Les données soumises volontairement ne sont pas transmises au service environnemental mais sont utilisées à des fins de recherche, à condition que vous donniez votre autorisation sur le formulaire.
Comment se préparer ?
Tout d'abord, vérifiez si votre entreprise est soumise à l'obligation en évaluant le nombre d'employés que vous avez ou prévoyez d'avoir à la date de référence. Examinez votre système actuel d'enregistrement des kilomètres pour voir si vous pouvez compléter le rapport avec les données dont vous disposez. Vous devrez peut-être ajuster vos formulaires de dépenses ou vos systèmes pour inclure des détails sur le type de véhicule et le carburant. Pour les voitures de location, assurez-vous que les kilomètres privés sont clairement séparés, car ils ne comptent pas.
Le rôle des traceurs GPS
L'utilisation d'un traceur GPS pour l'enregistrement des trajets peut grandement simplifier ce processus. Les traceurs GPS fournissent des informations détaillées et précises sur tous les trajets, y compris la distance, le type de véhicule et le carburant utilisé. Ces données sont cruciales pour l'administration des émissions de CO2 pour les déplacements professionnels en voiture, garantissant la conformité avec les nouvelles réglementations.
Extension attendue à d'autres pays de l'UE
Nous prévoyons que cette obligation de déclaration s'appliquera bientôt à d'autres pays de l'UE également. À mesure que la pression en faveur de la durabilité et de la réduction des émissions se renforce en Europe, des mesures similaires sont susceptibles d'être adoptées par d'autres États membres, ce qui rend essentiel pour les entreprises de commencer à se préparer dès maintenant.
Après avoir soumis vos données via le site web tel que spécifié, vous recevrez un rapport montrant les données soumises et les émissions de CO2 associées. Vous recevrez également des conseils généraux sur la manière d'améliorer la durabilité et sur qui peut vous aider à le faire.
