¿Qué empresas se ven afectadas?
La obligación se aplica a empresas con 100 o más empleados. Si tu empresa tiene 100 o más empleados, debes informar sobre los viajes de negocios y los desplazamientos. La fecha de referencia para determinar el número de empleados es el 1 de enero del año de informe.
Un empleado cuenta si está empleado con un contrato de 20 o más horas de trabajo remunerado al mes. Los trabajadores temporales, los empleados cedidos y los voluntarios están excluidos, pero los trabajadores temporales empleados durante al menos 20 horas al mes en la fecha de referencia están incluidos. Si tu empresa tiene varios números de la Cámara de Comercio, debes contar los empleados por número de Cámara de Comercio y informar en consecuencia.
Las empresas con menos de 100 empleados también pueden participar voluntariamente.
¿Qué datos se deben informar?
La obligación de informar comienza el 1 de julio de 2024, pero los datos se pueden enviar voluntariamente a partir del 16 de mayo de 2023. Cada año, debes informar sobre el número total de kilómetros recorridos por los empleados de tu empresa. Estos kilómetros deben desglosarse por modo de transporte y tipo de combustible. También debes indicar si los kilómetros son para viajes de negocios o desplazamientos. Los datos se pueden enviar a través de un formulario en línea en el sitio web de la Agencia Empresarial de los Países Bajos. A partir de 2025, enviarán automáticamente los datos al servicio ambiental regional, que verificará si los empleadores han enviado los datos correctamente y a tiempo. Los informes deben enviarse antes del 1 de julio de cada año para el año anterior. Los datos enviados voluntariamente no se envían al servicio ambiental, pero se utilizan para investigaciones, siempre que des permiso en el formulario.
¿Cómo prepararse?
Primero, verifica si tu empresa está sujeta a la obligación evaluando el número de empleados que tienes o esperas tener en la fecha de referencia. Revisa tu sistema actual para registrar kilómetros para ver si puedes completar el informe con los datos que tienes. Es posible que necesites ajustar tus formularios de gastos o sistemas para incluir detalles sobre el tipo de vehículo y combustible. Para los coches de alquiler, asegúrate de separar claramente los kilómetros privados, ya que estos no cuentan.
El papel de los rastreadores GPS
El uso de un rastreador GPS para el registro de viajes puede simplificar en gran medida este proceso. Los rastreadores GPS proporcionan información detallada y precisa sobre todos los viajes, incluida la distancia, el tipo de vehículo y el combustible utilizado. Estos datos son cruciales para la administración de las emisiones de CO2 de los viajes de negocios en coche, garantizando el cumplimiento de las nuevas regulaciones.
Expansión esperada a otros países de la UE
Esperamos que esta obligación de informar pronto se aplique también a otros países de la UE. A medida que la presión por la sostenibilidad y la reducción de emisiones se hace más fuerte en toda Europa, es probable que otros estados miembros adopten medidas similares, por lo que es esencial que las empresas comiencen a prepararse ahora.
Después de enviar tus datos a través del sitio web según lo especificado, recibirás un informe que muestra los datos enviados y las emisiones de CO2 asociadas. También recibirás consejos generales sobre cómo mejorar la sostenibilidad y quién puede ayudarte en este proceso.
